Съдържание на статията
BPM – близка перспектива и далечни хоризонти
стр.2 - Управлението на бизнес процесите
стр.3 - Системи за управление на бизнес процеси (BPMS)
Всички страници

Управлението на бизнес процесите

Концепцията BMP е „на мода“ от края на миналия век и в последните години преживява истински бум и се оказва новата трибуквена абревиатура бързо навлизаща в речника на бизнес консултанти, софтуерни производители и интегратори. Много от специалистите по ERP решения вече предлагат като стандартна част от процедурата по внедряване нещо от типа: „вие ще ни опишете бизнес процеса си, а ние ще настроим системата така, че да съответства на него“. И всичко това за „рекордно краткия срок“ от 3-6 месеца. Няма нищо по-далече от същността и смисъла на бизнес процесите и тяхното управление.
Движещите сили, благодарение на които бизнес процесите са „на мода“са чисто икономически. В основата им е ожесточената борба за всеки клиент (нов или съществуващ), новите форми на сътрудничество и конкуренция между фирмите и най-важното - необходимостта от радикално ускоряване на бизнеса:
  • „Царят“ потребител сега е „диктатор“: Все по-честа е ситуацията, в която клиентите диктуват императивно условията на договорите или изискват промени в условията на вече сключени дългосрочни договори (понякога защото сами са притиснати от изискванията на своите клиенти);
  • Масовата продукция се заменя с масова специализация: стандартната ИТ „конфекция“ вече не отговаря на изискванията на потребителите. Специализираните информационни системи заемат все по-голям дял в общия ИТ бизнес.
  • Потребителите все повече изискват цялостни решения: Времето на изолираните ИТ системи отмина. Все повече нараства ролята на интеграцията между системите, на взаимодействието между различни, често отдалечени участници в един и същи процес. Скоро това ще стане задължително стандартно изискване към доставчиците.
  • Конкуренцията се измества от отделните фирми, към веригите доставки: Все повече конкурентните предимства зависят не само от самата компания, но и от качествата на свързаните с нея партньори - доставчици и клиенти. Успехът в бизнеса е пряко свързан с бързата и безпроблемна координация на дейностите между фирмите от една верига.
  • Появяват се нови и неочаквани форми на сътрудничество: Все по-често се налага да влезем във временно партньорство с нови доставчици, с партньори и дори с конкуренти, за да реализираме успешно конкретен проект.
  • Необходимост от светкавични промени: От всичко казано дотук следва, че компанията трябва да може бързо и ефективно да създава, променя и прекъсва връзки - както вътре в организацията, така и с външни партньори. Това е задължително за адекватното адаптиране към външните условия, а също и за постоянното подобряване на вътрешно-фирмените процеси.
  • Широката достъпност на технологиите и комуникациите след .com бума: Интернет, бързите комуникации и новите технологии за обмен на информация (уеб услугите, SOA) формират технологичната основа на системите за управление на бизнес процесите.

Какво е бизнес процес?

Има различни дефиниции – напр. „поредица свързани и координирани дейности, водещи до определена цел“ или „всяка поредица дейности генерираща стойност за клиентите“. Първата дефиниция е по-обща и акцентира върху координацията на дейностите, втората се фокусира върху ползата за клиентите. Можем да разделим бизнес процесите на два големи класа: външни, които включват крайните клиенти и пряко генерират стойност за тях и вътрешни, които обслужват съпътстващите дейности във фирмата. Външните са винаги водещи (защото клиентите са единственият ни източник на приходи!). Към тях трябва да е концентрирано основното внимание. Процесите, които касаят клиенти (маркетинг, продажби, консултации, поддръжка) трябва да бъдат обект на постоянно наблюдение и оптимизация. Много от главните бизнес процеси преминават отвъд границите на отделната фирма и включват хора и системи, принадлежащи на различни организации.

При определянето на всеки бизнес процес трябва да имаме предвид следните характеристики:

  • предусловия и входни данни: с каква информация започва процесът
  • резултати: какво се очаква в края на процеса
  • участници: роли и квалификация на заетите в процеса хора, описания на системите, които се използват
  • схема на процеса (workflow): логическа последователност от дейностите и взаимните връзки между тях
  • критерии за успех: ясен индикатор кога е постигнат резултата
  • отговорник на процеса: човек с достатъчни квалификация и правомощия за конфигуриране, промяна, настройка и контрол на процеса и с пълна отговорност за крайната ефективност на процеса

Координиране на бизнес процесите

За да сме ефективни трябва да успеем да доведем различните процеси до определени състояния към даден момент. Например, в ситуацията, описана в началото процесното мислене трябва да изглежда така:

  • процесът по набиране и обучение на кадри трябва да осигури необходимите сътрудници за създаване и поддръжка на система за управление на уеб-съдържание и електронен магазин
  • Едновременно с това процесът по управление на ИТ инфраструктурата трябва да осигури необходимите сървърен капацитет и комуникационна среда
  • Едновременно с това процесът по управление на бизнес софтуера трябва да осигури бизнес приложения, с достатъчни характеристики и готови за интеграция
  • Едновременно с това...
    ... тук бихме могли да добавим още много процеси, свързани с доставките, съхранението и т.н. - нали и продуктите, които ще рекламираме и продаваме също трябва да са готови навреме.

Всичко споменато трябва да стане в рамките на предвидените по проекти срокове. Това означава, че ръководителите на проекти трябва активно да си сътрудничат с отговорниците на бизнес процесите още от етапа на планиране.

Всеки от описаните процеси се управлява от различен екип, има различни времеви измерения, въвлечени са различни служители, доставчици и партньори. Трябва да бъде намерен начин за координиране на тези процеси във времето, така че те едновременно да достигнат определени състояния. Всъщност това е невъзможно без помощта на системите за управление на бизнес процеси (business process management systems – BPMS).