Съдържание на статията
5 начина да (не) губим време при изпълнение на проекти
стр.2 - Закон на Паркинсън
стр.3 - Перфекционизъм
стр.4 - Мултитаскинг
стр.5 - Загуба на положителна вариация
Всички страници

4. Мултитаскинг

Работата по много задачи едновременно (или т.нар. мултитаскинг) е ежедневие и сериозен проблем за все повече хора. Всички ние постоянно изпълняваме по няколко задачи едновременно. Това е едно от основните извинения за планирането на резервно време в задачите – не знаем с колко други неща ще трябва да се справяме в конкретния период.

Отдавна е известно, че в промишлени условия превключването от една задача на друга е свързано със загуба на време и ресурси: настройка на машини, координация на производствени линии и т.н. По-малко очевидно е, че и в „офис условия“ загубите от превключване от една задача към друга са съществени. Пренастройването на мислите също е свързано със загуба на време. Но даже и без това съществуват времеви фактори, свързани с взаимодействието на отделните членове на екипа и общото развитие на проектите. Нека си представим, че едновременно са ни възложени 5 задачи по 5 различни проекта. За всяка от тях са планирани по 5 дни, но работата обективно отнема един ден.

Първи сценарий: работим едновременно по петте задачи. Всеки ден изпълняваме по една пета от всяка задача (предполагаме, че няма никакви загуби от превключването между задачите). На края на петия ден всичко е приключило в срок.

Втори сценарий: изпълняваме първата задача първия ден, втората втория ден и т.н. На петия ден всичко е приключило. Отново в срок.

Резултатът изглежда равен – 5 задачи за 5 дена. Да, но не съвсем! Във втория случай ние сме спестили четири дена на първия проект, три дена на втория, два на третия и един на четвъртия! Общо 10 дни, получени сякаш от нищото. Това е два пъти повече от общото време, необходимо за изпълнение на петте задачи. Погледнато от този ъгъл, в първия сценарий сме загубили съответното количество дни за съответните проекти.

Контрамерки

Ключът е приоритизация на проектите и задачите. Всеки изпълнител трябва да има ясен и недвусмислен списък с приоритети на задачите, които са му възложени и е длъжен да работи само по най-приоритетната задача докато не я приключи и предаде. Приоритетите се задават от мениджърите (ръководители на проект или ръководители на системата от проекти) – това е тяхно задължение. Смяната на приоритетите води до смяна на изпълняваната задача, но това трябва да е прозрачна, отговорна и проследима процедура, а не самоволно действие („колегата ме помоли...“). Скептиците ще възразят: „всичко е важно, не можем да изведем някои задачи преди други“. Всъщност, не всичко е еднакво важно. А освен това, да се върнем на примера с петте задачи. Там не считахме, че една от тях е по-важна от друга. Изкуствено ги подредихме по приоритет и спечелихме 10 дни.

Примерът с петте задачи ни води до още един размисъл: кой “експерт” е планирал по 5 дни за всяка задача, която изисква само един?! Защо не се предвиди по един ден за всяка и още на етапа на планирането задачите да се подредят във времето последователно. Любопитното е, че високо организираните хора без много философстване сами подреждат задачите си по приоритети и ги изпълняват една по една. Недостатъкът на самоорганизирането спрямо формалната приоритизация е очевиден – решението кое е по-важно не се взема от правилния човек. На тази ситуация отговаря известната фраза на генерал Айзенхауер: „винаги се занимаваме с това, което е спешно, а не с това, което е важно“.

Разбира се, абсолютното елиминиране на мултитаскинга е непостижим идеал. Ежедневието е прекалено хаотично и спонтанно. Това, към което трябва да се стремим е минимизирането на работата в многозадачен режим чрез приоритизация и разделяне на задачите във времето.