Съдържание на статията
Управление на бизнес процесите: колко, как, защо?
стр.2 Процеси, в които участват само хора
стр.3 Автоматизирано изпълнение на дейности
стр.4 Законодателство и самоуправление на SOA организираната система
стр.5 Рефлективност-реакция на външни събития
Всички страници

Процеси, в които участват само хора

Най-простият начин за използване на BPMS както от IT, така и от инвестиционна гледна точка е ако ограничим процесите само до задачи, които се възлагат на хора.

Какво представлява

В този случай BPMS е отделно уеб-базирано приложение с централизиран сървър и достъп до него през уеб браузър. Системата съдържа дизайнер на процеси и сървър, който съхранява схемите и изпълнява отделните процеси. Освен форми за преглед и изпълнение на задачи обикновено се предлагат средства за следене на работещите процеси в реално време, потребителите и справки за всеки отделен процес. Включват се и механизми за обмен на информация между участниците в процесите: е-мейл съобщения, форуми, библиотека за публикуване и обмен на електронни документи, календари.

 

 

Как работи

На фиг.2 сме представили примерен процес за отпускане на ипотечен кредит. След стартиране на процеса първата задача отива на кредитния консултант, който въвежда данните за клиента в базата данни на фирмата. Когато той приключи задачата си, администраторът получава задача да провери дали клиентът (кредитоискателят) има право на кредит. Той може да насочи процеса в две посоки: ако клиентът няма право на кредит, администраторът насочва процеса по лявото разклонение – към “Откажи кредита”. Ако клиентът може да получи кредита, процесът продължава със задача към кредитният инспектор, който трябва окончателно да одобри или отхвърли искането. Тази задача може да продължи по три различни начина: или да се откаже на клиента (тогава пак отиваме към “Откажи кредита”), или да одобри искането (дясното разклонение), или да поиска допълнителни сведения, които кредитния консултант трябва да събере от клиента. Така процесът продължава, докато достигне някое от крайните си състояния: отказ или одобрение и сключване на договор. Виждаме, че всички задачи се възлагат и изпълняват от хора, служители на фирмата: консултантът, администраторът и инспекторът.

В този най-прост случай BPMS се използва само за уведомяване на потребителите за получените задачи и за координиране на дейностите в съответствие със схемите на работните процеси. Потребителите изпълняват същинската работа със средства ИЗВЪН системата. Например консултантът трябва да влезе в корпоративната CRM система и да въведе данните за клиента. Тази система не е свързана по никакъв начин с BPMS.

На това ниво на употреба на BPMS ползата от нея е ограничена, понеже все още е нужна човешка намеса за изпълнение и отчитане на задачи, които могат напълно да се автоматизират. Но дори и в тази си форма внедряването на BPMS дава съществени предимства: не се губят и забравят задачи, автоматично се следят срокове, информацията за един процес се пази на едно място. Овен това, ако са добре проектирани и документирани, бизнес процесите могат много да улеснят вземането на решения и да намалят вероятността от грешки и вършене на ненужни дейности.

Кога се използва

Тази проста употреба на BPMS е приложима практически навсякъде: при координацията на всички офис и административни дейности, в процесите, свързани с предоставяне на услуги и като първа стъпка към внедряване на по-мащабни BPMS. Автоматизирането на “човешките” процеси е идеална първа стъпка към налагане на процесно-ориентирано мислене в организацията, дисциплиниране на служителите и стимулиране на мениджмънта към формализиране, изчистване и оптимизиране на бизнес процесите.

Необходими инвестиции и IT технологии

Тъй като в този случай BPMS е отделна система и не се интегрира с другите елементи на IT инфраструктурата, внедряването е лесно и евтино. Никакви нови технологии не са необходими. BPMS просто е още едно приложение, което се добавя към IT инфраструктурата без да влияе на останалите елементи (ERP, CRM и др.) и без да ги измества. Прагът на възприемане на такава система е много нисък, защото потребителите работят с един елементарен списък от задачи, а веднага усещат ползата от това задачите им да са събрани на едно място със съответните срокове, приоритети и съпътстваща информация. Голямо удобство създава и обстоятелството, че при отчитане на задачите, всички, които очакват техните резултати се уведомяват автоматично и незабавно. Прехвърляне на информация между различни административни единици и географски отдалечени офиси също е автоматизирана. Тъй като работата със системата е в Интернет среда, възможно е дори включване на потребители, които са извън организацията.