Съдържание на статията
BPMS - нови възможности за повишаване ефективността на бизнеса
стр.2 - BPMS и другите системи
стр.3 - Заключение
Всички страници

Интересът, проявяван напоследък към методологията ВРМ (Business Process Management) и системите управление на бизнес процеси (BPMS) не е случаен. Той е мотивиран от чисто икономически, а не от технологични предпоставки. BPMS е не просто пакет от приложения за планиране, бюджетиране, прогнозиране и т.н., а единна основа за разработка на стратегия, планиране, мониторинг и оперативно реагиране при настъпващи промени.

Правилното й внедряване може да подобри съществено работата на компанията, тъй като е предпоставка за оползотворяване на възникнали възможности и предотвратяване на потенциални проблеми. Как обаче се вписва в корпоратовния ИТ пейзаж системата за управление на бизнес процеси

В тази статия ще опишем някои особености на взаимодействието между системата за управление на бизнес процеси (BPMS) и другите корпоративни информационни системи. Ще предполагаме, че имаме интегрирана система, базирана на Service-Oriented Architecture (SOA) и с изградена Enterprise Service Bus (ESB).

За да изведем логиката на взаимодействието на BPMS и останалите системи, нека отговорим на един страничен въпрос: за кои типове бизнес не е удачно да се внедряват BPMS?

По принцип има смисъл от разработване на бизнес процес само ако той включва дейности, които:

  • се извършват паралелно
  • се извършват от различни изпълнители (хора или автоматизирани системи)
    • се извършват по различно време
    • Логическата структура на процеса (workflow) се променя често

Ето някои примери, за които не е подходящо внедряване и използване на BPMS:

  • малки бизнеси с прости действия
  • бизнес, в който всичко се изпълнява еднократно и наведнъж, например „Бюро справки", копиращ център с една копираща машина
  • бизнеси (или части от тях), които не включват операции, изпълнявани на компютър
  • (понякога) бизнеси, които включват работа с компютри, но работят с едно-единствено приложение
  • бизнеси с много устойчиви и постоянни процеси, например счетоводно обслужване на фирми.

Последният пример първоначално е доста озадачаващ. По принцип счетоводното обслужване се подчинява на много строги правила и срокове. На пръв поглед това е идеалният кандидат за автоматизация на процесите. Но на практика, ако всичко е гладко (документите се получават в пълен комплект и навреме и т.н.), всяко действие е толкова детерминирано и повтарящо се, че няма нужда от въвеждане на система за управление на процеси - всичко се знае отнапред и се променя изключително рядко. Именно спонтанните и непредвидени събития, от които зависи бизнесът, както и необходимостта от бързи промени в работните процеси с цел адаптация и реакция на променящата се бизнес среда са необходимите условия, в които се проявява силата на системата за управление на бизнес процесите. По това BPMS силно си приличат със системите за управление на риска (в частта им за планиране и реакция на рисковете). Оттук логически следват типовете взаимодействия между BPMS и останалите ИТ системи, които ще опишем.

Класическата представа е, че в една интегрирана, SOA-базирана среда BPMS е „диригент" на всички останали бизнес системи (фигурата по-долу). По принцип това е вярно, но има два важни въпроса, на които тази схема не отговаря:
  • кой стартира процесите?
  • има ли области, които са извън контрола на BPMS?

Взаимодействието на BPMS с различните информационни системи има своите специфики. Тука ще разгледаме някои от особеностите на взаимодействието на BPMS с най-популярните информационни системи: ERP, CRM, SCM, DMS и BI - приложенията.



BPMS и ERP

Това са „естествени съюзници", които се допълват взаимно. Взаимната интегрираност между ERP и BPMS е в основата на изграждане на общата корпоративна информационна система. Можем да смятаме, че това е най-важната стъпка в интеграцията.

ERP системите боравят с данни и факти, които са резултат от протичането на някакви процеси. Тези процеси са предмет на BPMS. Бизнес процесите управляват и синхронизират дейностите (автоматични или изпълнявани от човек), а получените резулатати се съхраняват в ERP системата. Така отношенията между двете системи отговарят най-пълно на класическата схема „BPMS дирижира всички останали". В една интегрирана SOA-базирана система това означава, че отделни дейности в процесите се изпълняват от уеб услуги, принадлежащи на ERP системата (с други думи някои от задачите от работния процес се изпълняват автоматично от функции на ERP).

Макар и най-често срещан, сценарият „ERP изпълнява задачи, давани от BPMS" не изчерпва всички случаи. Възможно е изпълнението на функция от ERP или дори самият запис на информация в базата данни да предизвика пускането на нов процес в BPMS (чрез механизма на бизнес правилата). В този случай ролите са разменени - ERP „командва" BPMS да стартира нов процес.

Цялата картина се усложнява още повече и от следното. Исторически ERP системите са се появили с около 15-20 години по-рано от BPMS. През това време нуждата от управление на бизнес процесите се е чувствала все по-силно и по-силно. Най-добрите системи от класа ERP са включили в себе си елементи, характерни за BPMS: прости workflow и busines-rules механизми. С времето тези механизми са се усъвършенствали и се използват успешно от много потребители. Но тъй като никога не са били от централно значение, те не са достигнали мощта и гъвкавостта на съвременните BPMS. Друго неудобство при използването на тези механизми произтича и от това, че те са функционално затворени в рамките на ERP, т.е. не са подходящи за интеграция с други външни системи. Въпреки това, широкото приложение и натрупания опит с вградените в ERP средства за управление на процеси не ни позволява да ги пренебрегнем. Трябва внимателно да съчетаваме процесите и правилата, дефинирани вътре в ERP със процесите и правилата в BPMS за да избегнем евентуални противоречията, зацикляния и взаимни блокировки.

BPMS и SCM

Управлението на веригите от доставки (SCM) е другата система, която позволява широко и пълно взаимодействие с BPMS. Особено добри резултати се получават, коагато различните участници в една верига свържат информационните си магистрали (Enterprise Service Bus - ESB) една с друга - B2B интеграция. Така могат да се реализират напълно автоматични процеси, преминаващи през информационните системи на различни организации.

BPMS и CRM

В общото понятие „управление на отношенията с клиенти" (CRM) се включват поне четири разнородни системи:

  • управление на продажбите (sales force automation)
  • поддръжка на клиентите (customer service)
  • електронен бизнес (e-business)
  • аналитичен и стратегически маркетинг (Analytical CRM)

От тези четири главни направления, поддръжката на клиентите и електронният бизнес са най-силно свързани с BPMS и то главно като инициатори на процеси (а не като изпълнители на задачи). Те представляват основни компоненти на една "ръководена от събития" (event-driven) система за реакция на външни бизнес обстоятелства. Това не е учудващо като имаме предвид, че основните бизнес процеси започват от клиентите и завършват с нещо, което носи полза за клиентите.

Управлението на продажбите е много по-слабо свързано с BPMS (обикновено CRM включват достатъчно workflow функционалност за тези нужди), а аналитичния и стратегически маркетинг - практически никак. Те използват апарата на Business Inteligence (BI) за извличане и представяне на информацията и функционалности за работа в екип (groupware) за улесняване на комуникацията между потребителите.

Тук забелязваме общата тенденция, че „творческите" ситуации, които предполагат експертен анализ, свободно размишление, обсъждане и взаимодействие с външни хора (клиенти) не се поддават на описание чрез бизнес процеси. В тези ситуации технологиите не трябва да подпомагат подреждането на нещата в процес, а да улесняват комуникацията и извличането на различни информационни разрези от базите данни.

BPMS и DMS

Системите за управление на документацията (Document management systems) понякога се бъркат с BPMS. Основата за това объркване е, че в DMS обикновено се реализира някакъв вид workflow (наричан „document flow", или „document path"), който определя пътят на всеки вид документ между различните участници в неговото създаване, верифициране и утвърждаване. Винаги се има предвид път, който преминава през хора (неавтоматизирани задачи). В някои случаи това е напълно достатъчно (например в чисто „чиновническите" дейности), друг път потокът на документите е само част от общия информационен поток на по-общи бизнес процеси. Важно е да имаме предвид, че един бизнес процесе не е задължително да е свързан с генерирането и еволюцията на някакъв електронен документ и обратно, в един процес често се създават и обработват множество документи.

BPMS и BI - приложенията

Под общото понятие BI-приложения имаме предвид различните аналитични и информационни инструменти, които служат за отчетни, аналитични и прогностични цели, както и за стратегически мениджмънт (Six Sigma, Balanced Scorecards и др.) . Те почти не взаимодействат с BPMS освен при използването им като източник на аналитична информация ( данни за ефективността на отделните бизнес процеси и местата за оптимизация) и като генератор на симулационни модели и прогностика.

BPMS и QM

Системите за управление на качеството (QM) не са елемент от ИТ инфраструктурата, те са управленски инстурмент. Въпреки това QM системиет заслужават специално внимание.

Всички модерни QM системи са процесно-ориентирани. Главните компоненти в тях са най-общо 3: процедури, инструкции и формуляри на документи. Това показва, че BPMS, комбинирана с DMS е естествената среда за ИТ-реализация на система за управление на качеството. В същото време естествената гъвкавост, присъща на BPMS позволява QM системата да се поддържа актуална и адекватна без значение колко голяма е организацията.



В заключение ...

Картината на взаимодействие на BPMS с останалите корпоративни информационни системи може да се обобщи така:

  • BPMS и ERP интеграцията е в основата на изграждането на модерната ИТ инфраструктура
  • Някои елементи от CRM служат за инициатори на процеси в системата, а други почти не взаимодействат с BPMS
  • Системите за управление на документи имат поддържащ характер и само в редки случаи могат да заместят BPMS
  • BI - базираните приложения използват BPMS като източник на информация за анализи и прогностика.

Предимства на BPMS

  • Предаване на информация. ВРМS системите дават на ръководството удобни средства за предаване на информация за стратегията на компанията към мениджърите и служителите;
  • Сътрудничество. ВРМS системите стимулират обмена на информация и идеи, както по вертикала (между подразделенията от различни нива), така и по хоризонтала (между подразделения, изпълняващи сходни функции);
  • Гъвкавост. С използването на ВРМS сътрудниците на организацията получават възможност да реагират бързо на възникналите промени. Тъй като получават актуална информация за условията на пазара и за техущия статус на операциите, те могат своевременно да модифицират плановете си и да предприемат адекватни действия;
  • Координация. Технологиите за управление на бизнес процесите повишават производителността на отделните подразделения, които получават възможност да обменят информация и ресурси.

Таблица 1: Фактори, мотивиращи организациите да използват BMPS (източник www.evaluationcentre.com)

Фактор Оценка (от 1 до 5)
Повишаване на ефективността и производителността на труда 4,46
Подобряване качеството на услугите 4,42
Намаляване на оперативните разходи 4,23
Подобряване възможностите на организацията да се адаптира към възникнали промени 4,17
Повишаване прозрачността а поцесите 3,68
Осигуряване на съответствие с изискванията на регулаторните органи 3,32

Йордан Николов