Инсталиране

Кои модули на Team@Work се инсталират отделно от сървъра?
Team@Work е клиент-сървър система. Това означава, че много потребители работещи с клиентските приложения на Team@Work се свързват и използват едновременно един и същ сървър. Всяко клиентско приложение може да се използва само след като се свърже със сървъра, който предварително трябва да е стартиран и да работи.

Така, че първо трябва да инсталирате сървъра на Team@Work.

Инсталирайте приложението Designer на персоналния компютър на ръководителя, който е отговорен за моделирането на процесите и отговаря за тяхното оптимизиране.След това се погрижете да настроите връзката със сървъра.

Task Manager е браузър-базирано приложене,  така че единствено трябва да запазите  по подходящ начин URL адреса на сървъра, към който броузерът трябва да се обърне.

Защо трябва да се инсталира Java Virtual Machine (JVM)?

Team@Work е изцяло Java приложение и изисква Java Runtime среда за работа. Ако имате инсталирана Sun JDK версия 1.5.1. или по-нова, можете спокойно да я използвате.

Запомнете, че Team@Work не работи с  Microsoft JVM. Инсталационният пакет съдържа всички необходими файлове на  Team@Work за правилна работа. Ако не сте сигурни, че разполагате с подходяща JVM просто инсталирайте приложената в пакета JVM.

Къде може да се инсталира приложението Designer ?
Приложението Designer може да бъде инсталирано на всеки компютър свързан чрез TCP/IP мрежа с компютъра, на който работи сървъра на Team@Work.
Сървърът се стартира за повече от минута. Нормално ли е това?
В някои случаи - да.  При стартиране на Team@Work сървърът извършва множество вътрешни проверки и тестове. Понякога това може да отнемен повече от минута. Препоръчваме ви да спирате сървъра само в екстремни ситуации - колкото по-рядко, толкова по-добре.
Защо когато стартирам сървъра се стартира лицензния мениджър?
Това означава, че сървърът не намира валиден лиценз на Team@Work на компютъра, на който е инсталиран. Обикновено това се получава, когато изтече пробния период на демо версията или изтече срока на закупения лиценз.
Защо не се стартира сървъра на Team@Work?
Първо проверете Java Virtual Machine. Team@Work работи само с Sun JDK 1.5.1 или по-нов. За да предотвратите този проблем инсталирайте Team@Work с приложената JVM в инсталационния пакет .

Друга възможна причина може да бъде недостатъчното ниво на права. За да инсталирате и стартирате сървъра е необходимо да имате пълни права за отваряне, четене, писане и изтриване на файлове от директорията, в която е инсталиран сървъра. За да разрешите този проеблем инсталирайте  Team@Work в дирктория, за която имате пълни администраторски права (root).

Опасно ли е рестартирането на сървъра? Какво мога да се загубя?
Не. Рестартирането на сървъра не може да разруши базата данни или да доведе до загуба на информация.  Само потребителите, които са били вътре в системата, ще бъдат разкачени и ще трябва отново да се свържат със сървъра.

Потребителски акаунти

Коя е вградената парола за тестване на системата?

Team@Work е конфигурирана да се стартира първоначално в демонстрационен режим. В този режим са дефинирани няколко потребителя:

  • Henry
  • Alys
  • Karen
  • Robert
  • и т.н.

Използвайте тези акаунти, за да се научите да работите с раличните приложения на системата.

В демонстрационен режим паролите на всички потребители са едни и същи: 123456.

Потребителят с най-много права в демонстрационната база данни е henry. Така, че при първоначално влизане в приложенията използвайте потребителско име henry и парола 123456.

Какви са ограниченията на Администратора?

С потреителското име Administrator и парола 123456 можете да администрирате сървъра и работите в потребителското приложение Designer.

Администраторът не се числи към никоя структурна единица на организацията и затова не може да участва в работни схеми, в проекти, както и да получава и изпълнява задачи в приложението Task manager.

Как мога да създам нов потребител и да управлявам достъпа и правата му?

Потребителите се създават в приложението Designer.

Достъпът , паролите и правата се управляват от приложението Control center.

Колко потребителски акаунта мога да създам?

Можете да създадете неограничен брой потребителски акаунти.

Броят на активните обаче, не може да надвишава броя на закупените потребителски лицензи.

По всяко време можете да декативирате конкретен потребителски акаунт и да активирате друг.

Designer

Какво е основното предназначение на приложението Designer?
Това е приложението, в което се моделира стауктурата на организацията, логическата последователност на задачите в работните схеми и тяхното разпределение във времето и се дефинират  различни видове разписания, по които автоматично се стартират повтарящи се процедури.
Как да създам линейна последователност от задачи и да стартирам проект?
Ако моделът на схемата не предполага паралелени дейности и не изисква варианти, използвайте само табличния екран на Designer, като въведете в последователен ред задачите. С помощта на командата "Свърши последователно" системата автоматично създава последователността на връзките. Стартирайте изпълнението на новия проект директно от приложението.
Мога ли да изпратя задача за инцидентна дейност?
Да. За целта използвайте специалната команда "Нова задача", с която можете да възложите изпълнението на задача на всеки потребител на системата, като носите отговорност за действията си.

Важно! Правете разлика между изпращането на инцидентна задача към колега и добавянето на нова задача към проект.

За какво служат различните видове връзки?
Различните видове връзки дават възможността за опростено моделиране на сложни работни процеси. Те съдържат голяма част от логиката на процеса - от възможности за избор между няколко взаимно изключващи се алтернативи,  до избор на различни видове опции.
Защо изходните връзки имат параметър време?

Team@Work позволява вплитане на събитийно зависими и времево зависими логически последователности в една работна схема. Времевият параметър на изходна връзка е една от импелементациите на тeзи възможности. Предназначена е да предпазва проекта от прекомерно закъснение. 

Пример: Въвеждате време  от 3 часа в изходящата връзка. Ако задачата завърши успешно за време под 3 часа, всичко е наред; ако обаче след 3-тия час задачата не е завършена  връзката се активира и създава условията за стартиране на последваща задача. Повече подробности ще намерите в документацията на приложението Designer.

Използвайте тази функционалност само в случаи, в които закъснението на конкретни задачи, може да предизвика провал на целия проект. Това не е задължителен параметър на връзката - по подразбиране е празен.

Защо трябва да добавям партньори към организационната структура?

Оказва се, че най-критични по отношение потока на информация са граничните точки - преминаването на границите на отделите или на самата организацията.

По отношение на процесите най-важни се оказват тези, които са свързани с клиенти и доставчици. Затова най-голямо подобрение получаваме, когато автоматизираме и оптимизираме процесите свързани най-вече с нашите клиенти и доставчици.

Един от начините е включването на клиенти и доставчици в процесите на фирмата - тяхното интегриране в критичните процеси. За да управлявате това, е необходимо да ги интегрирате в съответни специализирани отдели на вашата "разширена" организация.

Как мога да дефинирам задача за отдел в работна схема?
Когато въвеждате параметрите на задачата изберете отдел, но не избирайте конкретен изпълнител. Така дефинирана задача в реален режим се изпраща на отдела и ръководителят може персонално да я разпредели или да определи вътрешни правила за работа с такива задачи.
Как мога да дефинирам роля за изпълнител на задача в работна схема?
Ролите за работната схема се определят в "Редактора на схемата". При редактиране на задача, без да избирате отдел, направо щракнете в полето "Изпълнител" и изберете от падащото меню желаната роля.

Task manager

Може ли да имам няколко Project Managers за един проект?
Не! Само един човек носи отговорността за изпълнението на проекта. Можете да смените човека, който изпълнява ролята на Project Manager, но не може двама или повече човека да носят отговорност за изпълнението на проекта. Не се допуска "размиване" на отговорността.
Кои браузъри поддържат Team@Work?
Приложението е оптимизирано за Internet Explorer 6.x, 7.x, 8.x, 9.x и Firefox 2.x, 3.x, 4.x.
Какво става, ако не завърша задачата си навреме?

Шефовете ви ще бъдат информирани, ако задачата е важна и излезе извън срока си.

Как се свързвам към сървъра?
Въведете следния URL в адресния ред на браузера:

http://SERVERADDRESS:8080/tasks

където SERVERADDRESS е IP адреса на сървъра на Team@Work.

Точната идентификация е оперделена от вашият системен администратор.

Защо не мога да стартирам нов проект?

Можете да стартирате проекти само по публични работни схеми или ако имате право да стратирате проекти по конкретна схема.

Правата за стартиране не проекти се определят, не според позицията ви, а в заивисмост от функцията, която изпълнявате в конкретната работна схема. 

Къде мога да видя какъв е статуса на изпратена задача?
Всяка изпратена задача се намира в списъка изпратени задачи. Вие винаги имате достъп до самата задача, въведените бележки и прикачените доументи, като можете свободно да дописвате бележки и да добавяте докуемнти. След завършване на задачата от изпълнител, тя се маркира със съответната икона и фактически отива в архив, т.е. вече можете само да разглеждате историята й, бележките и документите. От вас зависи кога ще изтриете изпъленена задача от списъка с изпратените задачи.
Защо задача не изчезва от списъка след натискане на бутона "Завърши"?
Не всяка задача може да бъде завършена дирктно с бутона "Завърши" от основния панел. Задачи, които изискват взимане на решение при избор (радиобутони) или различни възможности (опции) не могат да бъдат завършени директно. Трябва да влезете в редактора на задачата и след като маркирате решението си можете спокойно да завършите задачата. Друга възможна причина е изискване за качването на определени документи (резултати) от изпълнението на задачата, моделирани от дизайнера в работната схема.
Къде са параметрите на проекта?
Във въвеждащото поле на бележките, заедно с информацията за ръководителя и екипа.
Мога ли сам да си дам задача?
Да. Тя ще бъде отчетена във вашата работна ангажираност.
Как да превключа от английски на български?

Приложението автоматично избира default езика на браузера, който използвате. Ако използвате няколко езика взима първия от списъка. Т.е. за превключите на съответния език, трябва да го преместите като пръв в спъсъка от езици на браузера, който използвате.

Контролен център

Как да променя режима на работа?

Можете да преминете от DEMO режим в реален с помощта на бутона "Премини в релен режим" разположен в панела "База данни" на Control Center.

Тази команда рестартира сървъра на Team@Work и създава празна база данни. Параметрите за  login в новия режим при първоначално стартиране са вградения потребител: Administrator с парола: 123456.

Може ли да се адаптира работния календар за специални случаи ?

Да. Календарът може да се адаптира за специални и официални празници или допълнителни работни дни. Подробно описание ще намерите в "Ръководството за работа" на Control center.

Как да се оправя със забравена парола на потребител?

Като адинистратор можете да въведете нова служебна парола на потребителя, която той собственоръчно по-късно да промени.

Вижте "Ръководството за работа" на Control center за повече подробности.